integrasolusi.com – Surat menyurat merupakan aktivitas rutin yang dijalankan di berbagai instansi, termasuk Universitas 17 Agustus 1945 Jakarta atau UTA45. Seperti institusi pendidikan lain, misalnya Universitas Hasanuddin dan Universitas Kristen Indonesia Jakarta, UTA45 mengandalkan aplikasi surat menyurat demi efisiensi birokrasi.
Baca juga: Kenalan dengan E Office Persuratan Universitas Hasanuddin, Apa Manfaatnya?
Tentu ada alasan kuat mengapa UTA45 melibatkan kehadiran aplikasi persuratan dalam sistem TI universitas. Begini penjelasan selengkapnya.
Isi Artikel
Mengapa UTA45 Memilih Aplikasi Persuratan?
Dalam institusi pendidikan besar, kemudahan berkomunikasi lintas bagian maupun fakultas menjadi kebutuhan dasar. Universitas 17 Agustus 1945 Jakarta berupaya memenuhi kebutuhan tersebut dengan mengandalkan aplikasi surat menyurat.
Ada beberapa alasan mengapa UTA45 memilih menggunakan aplikasi surat menyurat, yaitu:
Mendukung pengelolaan dokumen secara digital
Keberadaan aplikasi persuratan membantu bagian administrasi mengelola dokumen secara digital. Artinya, seluruh dokumen dibuat, diolah, dikirim, dibagikan, serta diarsipkan dalam satu sistem yang terintegrasi.
Selain tersimpan rapi, dokumen atau surat bisa diakses dalam hitungan menit. Bahkan, siapa yang bisa mengakses bisa diatur sehingga kerahasiaan dokumen lebih terjaga.
Membuat disposisi dari mana saja dan kapan saja
Disposisi surat sering terlambat karena menunggu pimpinan yang sedang keluar kota? Hal ini bisa dihindari dengan aplikasi persuratan. Begitu notifikasi surat masuk muncul, pimpinan dapat mendisposisikannya kepada staf terkait, sekalipun sedang berada di luar kantor.
Staf yang ditunjuk langsung menerima surat tersebut dan menindaklanjuti sesuai arahan. Hal ini dimungkinkan karena aplikasi surat menyurat bisa dipasang di smartphone. Jadi, siapa saja dapat mengakses surat atau dokumen menurut kewenangan masing-masing.
Memudahkan pelacakan dan disposisi surat
Setelah disposisi dibuat, pimpinan juga bisa melacak apakah surat tersebut sudah diterima baik atau ditindaklanjuti oleh staf lain. Begitu pula saat menyusun surat keluar. Pembuat surat dapat memantau sejauh mana status dokumen tersebut. Misalnya, sudah disetujui kepala bagian atau menunggu persetujuan dari pimpinan tertinggi.
Meningkatkan kolaborasi lintas bagian
Karena semua dokumen dan surat tersimpan dalam satu sistem yang terintegrasi, kolaborasi lintas bagian pun lebih mudah dilakukan. Tidak ada lagi surat yang tumpang tindih karena dibuat oleh dua bagian berbeda untuk perihal yang sama.
Masing-masing bagian bisa melihat secara real-time sampai mana proses pembuatan surat tersebut. Jika ada informasi yang belum dilengkapi, bisa langsung ditambahkan tanpa harus membuat file baru. Lebih cepat dan efisien kan?
Menghemat biaya operasional
Keberadaan aplikasi surat menyurat jelas menghemat biaya operasional institusi sebesar UTA45, khususnya untuk mencetak dokumen. Mulai dari pengadaan kertas, amplop, tinta printer, hingga mesin fotokopi. Bahkan, bisa menghemat biaya pemeliharaan perangkat yang digunakan.
Baca juga: Aplikasi E-Office Bantu Birokrasi di FKKH Universitas Nusa Cendana
Universitas 17 Agustus 1945 Jakarta telah memilih aplikasi surat menyurat inOffice dari PT Integra Teknologi Solusi untuk efisiensi birokrasi. Jika Anda ingin merasakan kepraktisan serupa untuk menunjang aktivitas persuratan di kantor, hubungi kami sekarang juga.
